El proceso de planificación del proyecto

En el Proceso de Planificación del Proyecto comienza la labor:

1. El inicio del Proyecto: El director del Proyecto solo pretende que le aprueben el Proyecto, para ello realiza una definición del Proyecto que busca le sea aprobada.
2. La aprobación del Proyecto: El Gerente del Proyecto ha conseguido que su Proyecto sea aprobado, Nos han firmado la autorización de comienzo del Proyecto y se han comprometido a asignarnos los recursos necesarios para poner en marcha el Proyecto.
3. Comienza la labor Proyectual: En la fase de planificación del Proyecto el Proyecto ya ha sido aprobado por los stakeholders (interesados en el Proyecto) pertinentes. 
4. El proceso de planificación del Proyecto: El Director del Proyecto tiene que definir detalladamente todo el trabajo que vamos a realizar en el transcurso del Proyecto. 
5. El proceso de ejecución del Proyecto: El Gerente del Proyecto planifica todo el Proyecto. Define exactamente lo que vamos a hacer en el Proyecto para, posteriormente, ejecutar el Proyecto en base a esta planificación.

Objetivos de la Planificación del Proyecto.

Para que podamos ejecutar el trabajo cumpliendo los objetivos de Proyecto que nos habíamos marcado inicialmente.

Las tres Lineas Base del Proyecto son: La linea base del alcance del Proyecto + la linea base  del tiempo del Proyecto + la linea base  del coste del Proyecto.

La Planificación del Proyecto determina.

El conjunto de acciones que, coordinadas entre si, nos van a determinar qué es lo que vamos a hacer en el Proyecto. No solo para al alcance de Proyecto, sino sobre todos los trabajos requeridos para finalizar el Proyecto.Vamos a determinar:

• Para que se hace el Proyecto.
• Cuándo lo vamos a hacer.
• Quién lo va a hacer.
• Quien es el responsable de cada una de las cosas que se van a hacer.

Los entregables del proyecto: Los entregables son aquello que se espera que obtengamos con la realización del proyecto, definimos:

• Que entregables haremos en el Proyecto.
• Como haremos esos entregables.
• Quién los hará.
• Cuándo se producirá cada uno de los entregables.

SMART: En resumen, el Director del Proyecto definirá todos los requisitos de su Proyecto asegurándose de que sean SMART.

Las tareas del Proyecto: 

En el Proceso de Planificación del Proyecto, el Gerente del Proyecto va  a definir cuáles son, cuándo se van a hacer y quién va hacer cada una de las tareas que van a componer todo el trabajo necesario para completar con éxito todos los entregables del Proyecto.

Ventajas de realizar una buena Planificación del Proyecto.

Una buena planificación del Proyecto implica menos cambios, menos riesgos, más control, más calidad. En resumen, mayor satisfacción del cliente del Proyecto Menos cambios en el Proyecto: Una buena planificación del Proyecto va a suponer menos cambios en el Proyecto.

Riegos más controlados.

Si hubiera cambios en el Proyecto tendremos controlado los posibles riesgos y su plan de contingencia asociado al riesgo. Sabremos aquello que tendremos que hacer en caso de que ese riesgo se presente realmente en el proyecto. Esos cambios también tendrán menor impacto en el Proyecto.

Facilita la gestión del Proyecto.

Todo el entorno del Proyecto estará mucho más controlado. Será más fácil de gestionar para el Project Manager.

Mayor probabilidad de éxito del Proyecto:

Un correcto Proceso de Planificación del Proyecto ayuda al Director del Proyecto a tener más probabilidades de llevar a cabo el Proyecto con éxito y obtener la satisfacción del cliente.

Trabajos del Proceso de Planificación.

En el proceso de inicio el Director del Proyecto ha hecho una primera versión de la matriz de requisitos y de la matriz de Stakeholder. En el Proceso de planificación deben quedar totalmente definidas para conseguir una Dirección de Proyectos eficaz.

EDT del Proyecto.

Crearemos la EDT del Proyecto (estructura de desglose de Trabajo del Proyecto.

Identificar los recursos necesarios.

Definiremos todos los recursos necesarios para realizar cada una de las tareas en las que descompondremos el trabajo necesario para llevar a cabo el Proyecto.

Entradas del Proceso de Planificación.

•  El Enunciado del Trabajo del Proyecto.
•  El Business Case del Proyecto.
• Matriz de Requisitos del Proyecto preliminar.
•   Matriz de Stakeholders preliminar

La principal salida del Proceso de Planificación del Proyecto es el Plan de Gestión del Proyecto.

1.   Plan de Gestión del Proyecto.
2.   La línea base del alcance del Proyecto.
3.  La linea base del tiempo del Proyecto.
4. La linea base del coste del Proyecto.

Secuencia temporal de las tareas Primero definimos los requisitos y con ellos definimos el Alcance del Proyecto, el tiempo y el coste.

1. El Director del Proyecto definirá cuáles serán los requisitos del Proyecto y los Stakeholder.
2. Con estos requisitos del Proyecto y con la definición de los Stakeholders definiremos el alcance del Proyecto.
3. Con el alcance del Proyecto, definiremos el tiempo del Proyecto.
4. Con el tiempo del Proyecto definiremos el coste del Proyecto.  

Las lineas base del proyecto son una situación planificada e ideal del Proyecto.

Esta situación ideal respecto al Proyecto puede diferir de la situación real: Entonces ocurrirá que durante el Ciclo de Vida del Proyecto tendremos desviaciones respecto a las lineas base del Proyecto, (esperemos que difiera lo menos posible), pero puede ocurrir que difiera, de hecho, casi siempre ocurre y el Director de Proyecto tendrá que tomar las decisiones correctivas oportunas.

Qué definen las Líneas Base del Proyecto.

·         Línea Base del Tiempo del Proyecto. Cuanto durará el Proyecto.

·         Línea Base del Coste del Proyecto: Cuanto costará el Proyecto.

·         Línea Base del Alcance del Proyecto: Que objetivos conseguiremos con la realización del Proyecto.

Tareas del Proceso de Planificación del Proyecto.

En un post anterior del Máster en Dirección, Gerencia y Gestión de Proyectos, analizamos el Proceso de Inicio del Proyecto, en este Post seguimos avanzando. Como Directores del Proyecto ya hemos definido el Proyecto, lo hemos presentado y nos lo han autorizado. 

Definimos los requisitos del Proyecto.

En el análisis de  requisitos del Proyecto el Director del Proyecto creo una primera aproximación de requisitos

En el análisis de  requisitos del Proyecto: Pero se realizó está definición de requisitos del Proyecto de muy alto nivel, muy genéricos, sin especificar ni concretar.

En el proceso de planificación del Proyecto: Recopilaremos detalladamente todos los requisitos del Proyecto.

Definimos los Planes de Gestión del Proyecto.

El Project Manager no va a estar solo dirigiendo el Proyecto, se va a apoyar en un equipo de dirección de Proyecto.

1.  Determinamos cuál será ese contenido mínimo.
2.  Qué método vamos a utilizar para ejecutar los planes de gestión, que métricas.
3. Vamos a definir los objetivos de esos planes de gestión.   
4.                                                        

                                                                                         

Construir el Equipo de Dirección de Proyectos.

 Si ya lo hemos constituido en el inicio del Proyecto, perfecto, ya lo tenemos.

Si no lo tenemos, en la planificación del Proyecto es obligatorio hacerlo: Porque tenemos que saber quién va a dirigir el Proyecto. Además, esas personas deberían estar involucradas en la Planificación del Proyecto desde el principio.

En el proceso de planificación del Proyecto debe estar involucrado todo el equipo de dirección de Proyecto.

           

La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto.

La posición del Project Manager respecto a esta área es absolutamente subsidiaria y esta a las ordenes de las compras.

Las compañías respecto a las Adquisiciones que deben realizar para sus Proyectos suelen tener:

• Un departamento de compras.
• Un departamento de adquisiciones.
• Un departamento jurídico.
• Un departamento de contratación.
•  El Project manager se pone a las ordenes del Contract Manager:
• Que quede claro que nosotros, los Project Manager, no tenemos la ultima palabra, por mas que ejecutemos procesos de contratación.
• El que tiene la ultima palabra, sobre los cuatro procesos que vamos a ver, es el contract manager.

Qué es el Enunciado del Alcance del Proyecto.

El Enunciado del Alcance del Proyecto es una versión ampliada del Acta de Constitución. Se realiza después de recopilar los requisitos del Proyecto. Condiciona la creación de la EDT.

Definición:

El enunciado del alcance del Proyecto es la descripción del alcance del Proyecto que queremos conseguir con la ejecución del Proyecto. Es decir, los entregables del Proyecto, el producto o servicio que queremos conseguir como resultado del Proyecto, de aquello  que vamos a entregar con la realización del Proyecto. El anunciado del alcance es una versión ampliada del acta de constitución después de recopilar los requisitos. Condiciona la creación de la EDT del Proyecto. Proporciona un conocimiento común del alcance entre todos  los interesados en el Proyecto.

¿Qué tiene que saber hacer un líder de proyecto?.

Planificar el proyecto, organizar y supervisar por un lado, lo que correspondería al área de conocimiento. Y, por el otro, tener una serie de competencias que tienen que ser complementarias con la manera de proceder que tenga el Project manager, ya que este debe tomar decisiones sobre el proyecto de una forma racional y lógica. Controlar y coordinar todos los factores del proyecto le permite al director tomar decisiones de una manera asertiva, es decir, evitando la toma de decisiones de una manera emocional, ya que en la emoción podemos acertar o no